Блог · 22 сентября 2026 г. · 9 мин чтения

Как переехать из ПланФакта или Финтабло без потери данных

Пошаговый план переезда: банки, начальные остатки, справочники, история и сверка — так, чтобы старые и новые отчёты сошлись.

Переезд с одной системы учёта на другую пугает сильнее, чем он того стоит. Собственник боится трёх вещей: потерять историю, получить два месяца хаоса, когда старая система уже не ведётся, а новая ещё не настроена, и обнаружить, что отчёты в новой системе не совпадают со старыми. Все три страха обоснованы — если переезжать без плана.

Ниже — план, по которому переезд занимает одну-две недели работы бухгалтера, а старые и новые цифры можно сверить до рубля.

Сначала решите, что именно переносить

Не всё из старой системы нужно в новой. Разделите данные на три группы:

Почему история переносится выписками, а не выгрузкой из старой системы? Потому что выписка — первоисточник. Операции, которые когда-то внесли руками с ошибкой, в выписке будут правильными. Переезд — хороший повод очистить учёт от накопленных неточностей.

План переезда по шагам

1. Выберите дату начала. Удобнее всего — первое число месяца или квартала. Например, 1 июля.
2. Подключите банки. Те, что работают по API, — ключом на чтение. Для остальных скачайте выписки в формате 1С или Excel.
3. Загрузите историю. Выписки за прошлые периоды — сколько нужно для сравнения, обычно год. Повторная загрузка и пересекающиеся периоды не создадут дублей.
4. Введите начальные остатки на дату начала истории по каждому счёту и кассе.
5. Перенесите статьи. Переименуйте статьи стартового справочника так, чтобы они совпадали с вашими прежними. Тогда отчёты будут сопоставимы.
6. Настройте правила разнесения по образцу прежних: по ИНН и словам в назначении. Затем примените их к журналу — они заполнят пустые статьи у загруженных операций.
7. Подключите 1С, если ведёте бухгалтерию: придут контрагенты и акты.
8. Заведите будущее: действующие договоры как документы, регулярные платежи — с повтором. Это наполнит платёжный календарь.
9. Сверьте ДДС за два-три месяца со старой системой.
10. Переключитесь. С этого дня операции ведутся только в новой системе.

Пример: сверка за квартал

ООО «Пример Консалтинг» переезжает, дата начала истории — 1 апреля. После загрузки выписок бухгалтер сравнивает ДДС за второй квартал в двух системах:

Проверяем: 1 000 000 + 9 000 000 − 8 400 000 = 1 600 000 ₽ в старой системе; 1 000 000 + 9 000 000 − 8 460 000 = 1 540 000 ₽ в Орбите. А что говорит банк? Остаток на 30 июня по выпискам — 1 540 000 ₽. Значит, ошибка в старой системе: там не хватало 60 000 ₽ выплат.

Ищем, каких. Фильтр по месяцам показывает: разница вся в мае. В журнале Орбиты за май есть три платежа ООО «Офис Плюс» по 20 000 ₽, а в старой системе — ни одного: счёт в малом банке, выписку по которому когда-то перестали загружать. Это типичная находка при переезде, и именно ради неё стоит сверять.

Обратная ситуация тоже бывает: в старой системе выплат больше, чем в выписках. Чаще всего это операции, внесённые вручную, — например, наличные или перевод собственнику, записанный дважды. Такие операции переносятся руками, если они реальны, и не переносятся, если это ошибка.

Как не останавливать учёт во время переезда

Самый спокойный вариант — две недели параллельной работы. Старая система ведётся как обычно, а новая наполняется сама из банков. В конце второй недели сравниваете остатки и обороты, и если всё сходится — переключаетесь. Отчёты для собственника в эти две недели берутся из старой системы.

И главное: обратный путь открыт. Журнал операций можно в любой момент выгрузить в Excel. Если что-то пойдёт не так, вы ничего не теряете.

Сколько времени это занимает

Реалистичная раскладка для компании с тремя банками и 150 операциями в месяц:

Итого 14–19 часов работы, растянутых на одну-две недели. Самое долгое — не техника, а решения: какие статьи оставить, какие проекты вести, кто что видит. Их лучше принять до начала, на одной встрече собственника и бухгалтера.

Что проверить после переезда

Через месяц работы в новой системе стоит пройтись по короткому списку:

• Остатки по каждому счёту совпадают с банком.
• Доля операций, разнесённых правилами, растёт, а строк без статьи становится меньше.
• Платёжный календарь на 90 дней содержит все договоры, зарплату и налоги — сравните его с тем, как вы раньше планировали деньги.
• У каждого сотрудника правильная роль: руководители проектов видят свои проекты, бухгалтер — операции, директор — всё.
• ОПиУ за месяц совпадает с вашим ощущением, а если нет — понятно, почему.

Если все пять пунктов выполнены, переезд закончен, а старую систему можно отключать.

Кто что делает при переезде

Переезд — задача не одного бухгалтера. Собственник принимает решения о структуре: какие статьи, какие проекты, кто какую роль получит. Бухгалтер переносит данные и сверяет. Руководители проектов заводят действующие договоры и заявки по своим проектам: они лучше всех знают, какие оплаты ожидаются и когда. Если каждый делает свою часть, через две недели у компании есть не просто перенесённый учёт, а учёт, которым пользуются.

И ещё одно решение, которое лучше принять сразу: кто видит деньги. При переезде легко раздать всем полный доступ «пока настраиваем» и забыть забрать. Настройте роли с первого дня — тех, кто видит деньги, система всё равно попросит включить вход с кодом из приложения.

Частые ошибки

• Забыть начальные остатки. Обороты сходятся, а остатки — нет, и вся сверка теряет смысл.
• Пропустить «тихий» счёт. Маленький счёт или касса, о которых забыли, дают расхождение в остатке.
• Переименовать статьи по-новому. Тогда старые и новые отчёты не сравнить. Сначала сохраните структуру, улучшайте потом.
• Переключиться без сверки. Ошибки старой системы переедут в выводы о новой.
• Переносить всё подряд. Устаревшие планы и черновики только засоряют прогноз.

Три вещи, которые Орбита сделает за вас

Перенесёт операции без шаблона. Выгрузите операции из ПланФакта (раздел «Операции», экспорт в Excel) или из Финтабло («Деньги → Операции → Экспорт») и загрузите файл в «Операции → Импортировать» как есть. Орбита сама найдёт колонки даты, суммы, счёта, статьи, проекта и контрагента, переводы между счетами превратит в перемещения, а операции, которые уже есть, не задвоит. Перед загрузкой покажет, что получится, после — даст отменить импорт одной кнопкой. В ПланФакте для этого пришлось бы переписывать таблицу под их шаблон и вручную ставить тип каждой операции.

Соберёт статьи из вашего ОПиУ. Если удобнее начать со структуры, приложите ИИ-помощнику (кнопка справа внизу, скрепка) свой ОПиУ в Excel в любом виде. Он разберёт строки на доходы и расходы с группами, отбросит итоги и проценты и покажет дерево статей: отметьте нужное и нажмите «Применить».

Предложит правила. После загрузки откройте «Операции → ✦ Предложения». Орбита находит контрагентов, которые всегда идут в одну статью, и предлагает правило — оно сразу заполнит пустые статьи и будет ставить их в новых выписках. Там же — регулярные платежи для плана и возможные дубли.

Как это сделать в Орбите

Банки подключаются в разделе «Банки и выписки»: по API или файлом выписки для любого банка.

Статьи — в справочнике учётных статей. Переименуйте их под прежнюю структуру до сверки.

Сверка — по отчёту о движении денежных средств по месяцам.

• Выберите дату начала истории.
• Подключите все банки и загрузите выписки за прошлые периоды.
• Введите начальные остатки.
• Сохраните прежнюю структуру статей.
• Сверьте ДДС за квартал с банком и старой системой.

Подробные инструкции — в базе знаний: переезд и начальные остатки. Как настроить правила, чтобы новые операции разносились сами, — в статье о правилах разнесения.

Вопросы

Сколько истории загружать?

Достаточно года: этого хватит, чтобы сравнивать месяцы и видеть сезонность. Больше — если хотите сравнивать несколько лет.

Можно ли попробовать, не переезжая?

Да. Демо-компании открываются без регистрации, а 14 дней бесплатного периода хватает, чтобы загрузить свои выписки и сверить квартал.

Что будет со старой системой?

Её можно держать параллельно столько, сколько нужно для спокойствия. Обычно двух недель хватает.

Нужно ли переносить зарплатные ведомости за прошлые месяцы?

Обычно нет. Выплаты зарплаты прошлых периодов придут выписками и встанут в ДДС. Ведомость в Орбите имеет смысл вести с даты переезда: она создаёт плановые выплаты на будущие месяцы, а уже оплаченное в ней не перезаписывается.

Что делать с проектами, которые уже закончились?

Если хотите видеть их маржу в истории, заведите проекты и привяжите к ним операции правилами по контрагенту. Если нет — достаточно статей, а проекты ведите только для новых работ.

Коротко

• История переносится выписками банков — это первоисточник, дублей не будет.
• Начальные остатки вводятся один раз и обязательно.
• Сохраните прежнюю структуру статей, чтобы отчёты были сопоставимы.
• Сверка ДДС за квартал с банком находит ошибки, которые жили в старой системе годами.
• Выгрузку из ПланФакта или Финтабло можно загрузить как есть — колонки Орбита узнает сама.
• Статьи соберёт ИИ-помощник из вашего ОПиУ, правила предложит Орбита.
• Журнал можно выгрузить обратно в Excel — риска нет.