Блог · 20 октября 2026 г. · 7 мин чтения

Платёжный календарь: кому платить первым, когда денег мало

Как расставить платежи по приоритетам, о чём договориться заранее и почему календарь стоит строить на 90 дней вперёд.

Понедельник, на счетах 1,2 млн рублей, а к оплате на этой неделе — больше двух миллионов. Бухгалтер спрашивает, что платить. Поставщик звонит третий раз. Клиент обещал перевести деньги «на днях». В такой момент решение принимают на ходу: кто громче просит, тому и платят. Через неделю выясняется, что вовремя не ушёл налог, а подрядчик, без которого стоит объект, обиделся и снял бригаду.

Платёжный календарь нужен, чтобы такие решения принимались заранее и спокойно. Это не отчёт для бухгалтерии, а рабочий инструмент собственника: список всех будущих поступлений и выплат по датам и прогноз остатка на каждый день. Ниже — как его собрать, как расставить приоритеты и как действовать, когда денег не хватает.

Чем платёжный календарь отличается от ДДС

Отчёт о движении денег (ДДС) смотрит в прошлое: сколько пришло и ушло за месяц. Платёжный календарь смотрит вперёд: сколько придёт и уйдёт в ближайшие недели и что останется на счетах. Строятся они из одних и тех же операций — просто в ДДС попадают оплаченные, а в календаре ещё и плановые.

Если план и факт живут в одной системе, календарь со временем превращается в ДДС сам: плановый платёж оплатили — он стал фактом. Если в разных, то в календаре годами копятся «призраки» — платежи, которые давно прошли или отменились, но так и висят в таблице.

Из чего собрать календарь

• Остаток на сегодня по всем счетам и кассам — из банка, а не по памяти.
• Подписанные договоры с клиентами — даты и суммы ожидаемых оплат.
• Договоры и счета поставщиков и подрядчиков — когда и сколько нужно заплатить.
• Зарплата и премии — по датам выплат.
• Налоги — по срокам уплаты, даже если сумма пока примерная.
• Регулярные платежи: аренда, связь, сервисы, лизинг, кредит.
• Разовые крупные траты: покупка оборудования, дивиденды, возврат займа.

Самое частое упущение — налоги и разовые траты. Аренду помнят все, а квартальный налог или запланированную покупку техники вспоминают за два дня до срока.

Почему горизонт — 90 дней

Неделя — слишком коротко: увидели нехватку в четверг, а платить в пятницу. За это время не договоришься ни с поставщиком, ни с банком. Год — слишком далеко: большинство платежей ещё неизвестны, прогноз превращается в фантазию.

Три месяца — разумная середина. В этот горизонт попадают квартальные налоги, крупные этапы по договорам, сезонные провалы. И есть время среагировать: попросить аванс, сдвинуть закупку, отложить покупку оборудования. Ближайшие две недели смотрите по дням, дальше достаточно недели или месяца.

Очередь платежей: кому платить первым

Когда денег меньше, чем платежей, решать «кому сколько» в моменте — плохая идея. Лучше один раз договориться о правилах и записать их. Удобно делить платежи на четыре группы.

1. Неприкосновенные. Зарплата и налоги. Задержка зарплаты бьёт по людям и доверию, задержка налогов — пенями и блокировкой счёта, после которой вы не сможете заплатить вообще никому.
2. Критичные для работы. Поставщики и подрядчики, без которых встанет выручка: материалы на действующий объект, подрядчик на проекте со сдачей на этой неделе, сервис, без которого не работают продажи.
3. Важные, но гибкие. Аренда, связь, долгосрочные партнёры. Платить нужно, но с ними обычно можно договориться о переносе на несколько дней.
4. Переносимые. Закупки «впрок», обучение, новое оборудование, дивиденды, досрочное погашение займов.

Внутри группы порядок решают последствия: что будет, если заплатить на неделю позже? Штраф по договору, остановка работ, потеря скидки — или ничего.

Пример: неделя, когда денег не хватает

ООО «Тёплый дом», ремонт и отделка. В понедельник на счетах 1 200 000 ₽. На неделе нужно заплатить 2 080 000 ₽. Клиент АО «Город Лето» должен перечислить 800 000 ₽ за этап, но точной даты нет.

Сразу уходит 900 000 + 180 000 + 120 000 = 1 200 000 ₽ — ровно остаток. Отложено 880 000 ₽: 130 000 Белову, 600 000 поставщику и 150 000 за аренду.

В четверг приходят 800 000 ₽ от АО «Город Лето». Закрываем аренду (150 000), остаток подрядчику (130 000) и 520 000 поставщику — снова ровно 800 000. Последние 80 000 ₽ поставщику уходят на следующей неделе, о чём он знает заранее.

Обратите внимание: ни один платёж не «потерялся», каждый перенос согласован. Звонок поставщику в понедельник с конкретной датой воспринимается совсем иначе, чем молчание до пятницы.

Как переносить платежи и не портить отношения

• Звоните первым и заранее. Как только в календаре видна нехватка — а не в день платежа.
• Называйте дату, а не «как сможем». Дата из календаря выглядит как план, обещание без даты — как проблема.
• Платите частями. Половина сейчас и половина через неделю обычно лучше, чем всё через неделю.
• Переносите в календаре сразу. Договорились — передвиньте плановый платёж на новую дату, иначе через неделю прогноз снова будет врать.

Еженедельный ритуал на 20 минут

1. Проверить, что выписки за прошлую неделю загружены и разнесены.
2. Разобрать просроченные плановые платежи: оплачено, перенесено или отменено.
3. Посмотреть минимальный остаток на 90 дней вперёд и дату, когда он наступает.
4. Если остаток уходит ниже резерва — решить, что переносим и кого просим заплатить раньше.
5. Добавить новые договоры и счета, которые появились за неделю.

Частые ошибки

• Календарь без налогов и зарплаты. Две самые крупные и самые неподвижные статьи — и про них забывают, потому что «это знает бухгалтер».
• Поступления по оптимистичным датам. Если клиент обычно платит с опозданием на неделю, ставьте его оплату на неделю позже срока по договору.
• Просроченный план остаётся в прошлом. Клиент не заплатил 10-го, а прогноз считает, что деньги пришли. Остаток в календаре выше реального.
• Платят тому, кто громче. Без заранее принятых правил очередь определяет тот, кто чаще звонит.
• Нет резерва. Остаток, запланированный «в ноль», — это разрыв при первой же задержке оплаты.

Как это сделать в Орбите

В Орбите платёжный календарь собирается сам из того, что вы и так ведёте. Документ с клиентом или поставщиком сразу становится плановым платежом с датой. Зарплатная ведомость создаёт плановые выплаты сотрудникам, налоги встают в план по своим срокам. Остальное — аренду, кредит, подписки — заводите плановым платежом вручную, с повтором на нужное число месяцев вперёд.

Прогноз остатков строится на 90 дней. В шапке видно либо «Разрывов на 90 дней нет», либо дата, когда денег перестанет хватать. Просроченный план автоматически переносится на сегодня — «призраков» в прошлом не остаётся. Когда платёж проходит по банку, выписка подтверждает план фактом, и вручную отмечать ничего не нужно.

Чтобы посмотреть план по неделям и статьям, откройте отчёт ДДС с планом: там видно, какие именно выплаты создают провал.

Сами платежи вы проводите в своём банке: Орбита подключается к банку ключом только на чтение и сделать платёж не может. Зато после оплаты выписка подтянется сама — по API выписки обновляются каждые 30 минут.

Вопросы

Нужен ли календарь, если деньги пока всегда есть?

Да, просто смотреть его можно реже. Календарь показывает не только разрывы, но и свободные деньги: сколько можно забрать в дивиденды или вложить, не рискуя зарплатой через месяц.

Что делать с поступлениями, в которых я не уверен?

Ставьте их по реалистичной дате, а не по договору. Если клиент платит с опозданием систематически, это стоит обсудить отдельно — об этом статья про дебиторку.

Кто должен вести календарь?

Данные вносит тот, кто ведёт документы и выписки, — бухгалтер или финансист. Решения о переносах принимает собственник или директор. Главное, чтобы источник был один.

Коротко

• Платёжный календарь — это все будущие поступления и выплаты плюс прогноз остатка на каждый день.
• Горизонт — 90 дней: успеваете увидеть проблему и договориться.
• Очередь: зарплата и налоги, затем критичные поставщики, затем гибкие платежи, в конце — переносимые.
• Переносы согласуйте заранее, с конкретной датой, и сразу двигайте их в календаре.
• Подробнее о том, как не допустить нехватки, — в статье о кассовом разрыве.