Блог · 28 сентября 2026 г. · 8 мин чтения

Кто что видит: права для бухгалтера, менеджера и партнёра

Доступ «всем ко всему» удобен ровно до первой утечки зарплат или случайно удалённой операции.

Когда в компании пять человек, вопрос доступа не стоит: все видят всё, и это кажется нормальным. Потом приходит бухгалтер на аутсорсе, нанимается руководитель проектов, появляется партнёр с долей. И вдруг выясняется, что менеджер видит зарплату коллег, бухгалтер может поменять отчёт, который вы показываете партнёру, а кто удалил крупную операцию прошлого месяца — никто не знает.

Эта статья о том, как разделить доступ так, чтобы каждый видел то, что нужно для работы, и не видел остального.

Три вопроса, которые нужно решить для каждого человека

1. Что он видит. Все деньги компании, только свои проекты, только документы без сумм.
2. Что он может менять. Смотреть и менять — разные права. Партнёру достаточно смотреть, бухгалтеру нужно вносить операции.
3. Видит ли он чужие зарплаты. Это самая чувствительная информация в компании. Её утечка бьёт по команде сильнее любой другой.

Типичные роли и что им нужно

Собственник или генеральный директор

Видит и может всё: деньги, отчёты, ведомость, настройки, пользователей. Таких людей в системе должно быть как можно меньше — обычно один-два.

Бухгалтер

Работает с операциями, выписками, ведомостью и справочниками. Ему не обязательно видеть управленческие отчёты и показатели — прибыль по проектам и рентабельность нужны собственнику, а не тому, кто разносит выписку. Особенно это важно, если бухгалтер внешний и ведёт несколько компаний.

Менеджер документооборота

Ведёт договоры, акты, заявки: загружает файлы, двигает документы по этапам, следит за подписанием. Деньги компании ему видеть не нужно.

Операционный директор или партнёр

Видит все проекты и общую картину, но без чужих зарплат и без права что-то менять. Хорошо подходит партнёру с долей, который хочет понимать, как идут дела, но не участвует в операционной работе.

Руководитель проектов и менеджер проектов

Видят только свои проекты: выручку, расходы, маржу, документы. Руководитель проектов видит часы и зарплаты своих людей, чтобы планировать загрузку, — но не всей компании.

Пример: агентство из девяти человек

В «Пример Консалтинг» девять человек с доступом к учёту. Вот как собственник распределил роли:

Итог: полный доступ к деньгам — у одного человека, ведомость видят двое, остальные видят ровно то, с чем работают. Фонд оплаты труда в 496 000 ₽ в месяц и зарплата каждого остаются между собственником и бухгалтером.

Почему это важно не только для секретности. Допустим, менеджер проектов по ошибке изменил сумму операции с 250 000 ₽ на 25 000 ₽. При доступе «все ко всему» такая ошибка может прятаться неделями, а исправлять её будут по памяти. При ролях менеджер не может изменить операцию вне своих проектов, а любое изменение остаётся в журнале действий с именем и временем — найти и исправить его можно за минуту.

Безопасность входа

Права доступа бесполезны, если чужой человек может войти под паролем сотрудника. Поэтому для всех, кто видит деньги, нужен второй фактор — одноразовый код из приложения-аутентификатора на телефоне. Пароль можно подсмотреть или подобрать, код без телефона — нет.

Ещё два правила гигиены:

• Ушедший сотрудник — отключённый доступ в тот же день. Не «потом», а в день увольнения.
• Один человек — одна учётная запись. Общий логин «бухгалтерия» на троих лишает смысла журнал действий: непонятно, кто что сделал.

Внешний бухгалтер и финансист: особый случай

Многие малые компании работают с бухгалтером или финансовым директором на аутсорсе. Такой специалист ведёт пять-десять компаний одновременно, и у него две задачи: быстро переключаться между клиентами и ни в коем случае не перепутать их данные.

Отсюда два требования к системе. Во-первых, данные каждой компании должны храниться отдельно — так, чтобы операция одного клиента физически не могла оказаться в отчёте другого. Во-вторых, специалисту не нужно заводить десять логинов и паролей: удобнее одна учётная запись, из которой он переходит в нужную компанию. А права в каждой компании задаёт её собственник — где-то бухгалтеру открыты только операции и выписки, где-то ещё и отчёты.

Если вы собственник, договоритесь с внешним специалистом заранее: какие разделы ему нужны, кто вносит правки в справочники и как он сообщает о найденных ошибках. И раз в квартал просматривайте журнал действий — не из недоверия, а чтобы понимать, сколько и какой работы делается.

Как навести порядок в доступах за один вечер

Если доступ в вашей компании сейчас устроен по принципу «все видят всё», навести порядок можно за пару часов:

• Выпишите всех, у кого есть вход в учёт, включая внешних специалистов и бывших сотрудников.
• Отключите тех, кто больше не работает с компанией.
• Для каждого оставшегося ответьте на три вопроса: что видит, что меняет, видит ли чужие зарплаты.
• Подберите роль под ответы; если готовая не подходит — настройте права вручную.
• Посмотрите на систему глазами каждой роли и убедитесь, что лишнего не видно.
• Включите код из приложения всем, кто видит деньги.
• Предупредите команду: с этого дня у каждого своя учётная запись, а все действия записываются.

Последний пункт важнее, чем кажется. Когда люди знают, что изменения видны, случайных правок становится заметно меньше, а ошибки признают сразу, а не через месяц.

Частые ошибки

• Давать полный доступ «на время». Временные права почти никогда не забирают обратно.
• Открывать ведомость руководителям проектов целиком. Им нужны их люди, а не вся компания.
• Давать партнёру право менять данные. Партнёру нужно видеть, а не править, — иначе отчёты, которые он получает, перестают быть надёжными.
• Не проверять, что видит роль. Настроили права — посмотрите на систему глазами этой роли, прежде чем приглашать человека.
• Обходиться без второго фактора. Пароль — единственная защита, если код из приложения не включён.

Как это сделать в Орбите

В Орбите готовы роли из этой статьи: Генеральный директор, Бухгалтер, Менеджер документооборота, Операционный директор, Руководитель проектов, Менеджер проектов. Если готовая роль не подходит, права можно настроить вручную.

Режим «Как видят сотрудники» показывает систему глазами выбранной роли: какие разделы, проекты и суммы ей доступны. Удобно проверить перед тем, как пригласить человека, — особенно что руководитель проектов не видит чужих зарплат, а партнёр не может ничего изменить.

Вход — по паролю и коду из приложения. Для всех, кто видит деньги, код обязателен. После пяти неверных попыток вход блокируется на десять минут, что защищает от подбора пароля.

У каждой компании отдельная база данных. Если вы финансист или бухгалтер и ведёте несколько клиентов, вы входите во все их компании под одной почтой, а данные компаний между собой не смешиваются.

ИИ-финансист тоже подчиняется ролям: он отвечает на вопросы только по тем данным, которые открыты роли пользователя. Менеджер проектов не узнает у него зарплату коллеги.

Подробнее — на странице «Роли и доступ» и в базе знаний: роли и безопасность.

Вопросы

Можно ли дать бухгалтеру доступ к отчётам?

Да. Стандартная роль «Бухгалтер» отчёты и показатели не видит, но права можно настроить вручную и открыть нужные разделы.

Можно ли отключить код из приложения для бухгалтера?

Код обязателен для всех, кто видит деньги и зарплаты. Владелец может временно разрешить сотруднику вход без кода — например, пока тот настраивает приложение на новом телефоне, — но держать так постоянно не стоит: без кода доступ к деньгам защищён только паролем.

Как часто пересматривать роли?

При каждом изменении в команде — приходе, уходе, повышении — и раз в полгода целиком. Люди меняют обязанности, а доступы остаются прежними: бывший менеджер проектов, ставший продавцом, годами видит маржу проектов, к которым давно не относится. Плановый пересмотр занимает полчаса и закрывает такие хвосты.

Видит ли менеджер проектов сумму договора по своему проекту?

Да, в своих проектах он видит выручку, расходы, маржу и документы. Чужие проекты и общие показатели компании ему недоступны.

Коротко

• Для каждого человека решите: что видит, что может менять, видит ли чужие зарплаты.
• Полный доступ — у одного-двух человек, остальным — роль под их работу.
• Партнёру — смотреть без права менять, руководителю проектов — только своих людей.
• Код из приложения для всех, кто видит деньги, и отдельная учётная запись у каждого.
• Проверяйте роль глазами сотрудника и смотрите журнал действий при любой странности.