Блог · 5 октября 2026 г. · 7 мин чтения

Зарплатная ведомость и учёт часов: сколько команда на самом деле тратит на проект

Зарплата — главный расход сервисной компании, и пока она не разложена по проектам, маржа любого проекта завышена.

В агентстве, студии или консалтинге зарплата команды — обычно половина расходов, а то и больше. При этом в учёте она часто живёт одной строкой «ФОТ» и ни к одному проекту не относится. В результате каждый проект выглядит прибыльным: подрядчиков и лицензии вычли, а людей — нет. Собственник видит, что все проекты в плюсе, а денег в конце месяца почему-то не остаётся.

Эта статья — о том, как связать ведомость, часы и проекты, чтобы понимать, во что обходится каждый проект на самом деле.

Ведомость и платёжный календарь — это одни и те же деньги

Зарплатная ведомость — список начислений по сотрудникам на месяц: оклад, премии, доплаты. Платёжный календарь — список будущих выплат. Если они живут отдельно, начинаются расхождения: в ведомости премия есть, в календаре — нет, и прогноз денег показывает лишние 80 000 ₽, которых на самом деле не будет.

Правильная схема — когда ведомость и плановые выплаты связаны. Начислили — в календаре появились плановые выплаты с датами аванса и расчёта. Банк провёл выплату — план закрылся фактом. Изменили премию до выплаты — план обновился. А то, что уже выплачено, задним числом не перезаписывается.

Почему часы важнее окладов

Чтобы разложить зарплату по проектам, нужно знать, сколько времени каждый человек провёл на каждом проекте. Оклад сам по себе этого не говорит: дизайнер с окладом 112 000 ₽ может три недели работать на одного клиента и неделю — на внутренние задачи.

Учёт часов даёт три вещи:

1. Стоимость часа каждого сотрудника — начисление за месяц, делённое на отработанные часы.
2. Стоимость команды на проекте — часы на проекте, умноженные на стоимость часа.
3. Загрузку — какая доля времени уходит на клиентские проекты, а какая — на внутренние задачи, продажи и простой.

Пример: команда из четырёх человек

В команде «Пример Консалтинг» четыре человека, у каждого 160 рабочих часов в месяц. Стоимость часа — начисление, делённое на 160:

Теперь часы по проектам за месяц и стоимость команды на каждом:

Проверка: 152 000 + 214 000 + 130 000 = 496 000 ₽, вся ведомость распределена. Для «Северного ветра» стоимость считается так: 60 × 1 000 + 80 × 800 + 40 × 700 = 152 000 ₽.

Добавляем выручку и прочие прямые расходы:

Без учёта команды проекты почти не отличаются: 88% и 83%. С командой разница огромная: «Северный ветер» оставляет половину выручки, «Город Лето» — пятую часть. Причина видна в часах: на «Город Лето» в плане закладывали 250 часов, а ушло 300. Пятьдесят лишних часов — это примерно 35 000 ₽ стоимости команды, которые никто не оплатил.

Ещё один вывод — про внутренние задачи. 160 часов из 640, то есть четверть времени команды, ушли не на клиентов. Это 130 000 ₽ в месяц. Возможно, это оправдано — продажи, обучение, свой сайт. Но решение об этом должно быть осознанным, а не случайным.

Что делать с этими цифрами

Пересчитать цену для похожих проектов

Если «Город Лето» стабильно требует 300 часов в месяц, а цена рассчитана на 250, — при продлении нужно либо поднять цену, либо сократить объём. Простая проверка: умножьте реальные часы на среднюю стоимость часа команды и сравните с выручкой. Для «Города Лето» средняя стоимость часа — 214 000 / 300 ≈ 713 ₽. Чтобы маржа с командой была хотя бы 40%, при тех же 300 часах и 60 000 ₽ подрядчиков выручка должна быть около 457 000 ₽, а не 350 000 ₽.

Перераспределить людей

Самый дорогой час в команде — у Примеровой А., 1 000 ₽. Если она тратит 60 часов на внутренние задачи, которые может сделать коллега со стоимостью часа 600 ₽, каждый такой час обходится компании на 400 ₽ дороже, чем мог бы. На 40 часах это 16 000 ₽ в месяц, а освободившееся время руководителя можно отдать клиентам.

Планировать найм по загрузке, а не по ощущениям

Когда все жалуются на перегрузку, часы показывают, правда ли это. Если клиентских часов у команды 75%, а внутренние задачи растут, — возможно, нужен не новый сотрудник, а порядок во внутренних процессах. Если клиентские часы стабильно выше плана на всех проектах, — найм оправдан, и вы можете посчитать, сколько он будет стоить и какой проект его окупит.

Чего ведомость в Орбите не делает — честно

Орбита — инструмент управленческого учёта, а не расчёта зарплаты по законодательству. Поэтому:

• НДФЛ и страховые взносы Орбита пока не считает. Начисления в ведомости — это суммы, которые вы определили сами. Если хотите видеть полную стоимость сотрудника, добавляйте взносы отдельной плановой выплатой по вашей ставке, а расчёт для отчётности ведите в бухгалтерской программе.
• Счёт клиенту по отработанным часам пока нет. Если вы работаете почасово, часы покажут, сколько выставить, но счёт формируется из документа по сумме, которую вы укажете.

Для управленческих решений этого достаточно: важно знать, сколько стоит проект и где команда тратит время, а начисления для налоговой — задача бухгалтерии.

Частые ошибки

• Держать зарплату одной строкой «ФОТ». Маржа всех проектов завышается, разницу между ними не видно.
• Считать стоимость часа по окладу без премий. Премии — тоже стоимость команды; если они разовые, распределяйте их на проекты, за которые их платят.
• Не учитывать внутренние часы. Тогда кажется, что команда загружена на клиентах полностью, и непонятно, почему не хватает людей.
• Вести ведомость отдельно от платёжного календаря. Прогноз денег расходится с реальными выплатами.
• Заполнять часы раз в месяц по памяти. Точность падает; лучше коротко отмечать раз в неделю.

Как это сделать в Орбите

В Орбите ведомость, плановые выплаты и проекты живут в одной системе, поэтому их не нужно сверять между собой.

Начисления, премии и выплаты вносятся в ведомость по месяцам. Из неё создаются плановые выплаты в журнале операций, и они сразу попадают в прогноз остатков на 90 дней. Работает и обратное направление: выплаты из журнала отражаются в ведомости. Если с сотрудником оформлен документ — например, договор на разовую работу, — он попадает в ведомость сам.

Часы отмечаются по проектам и видам работ, и отчёт показывает загрузку каждого человека. По этой пропорции зарплатные расходы раскладываются по проектам — и маржа в отчёте «Маржа проектов и услуг» начинает учитывать работу команды.

Ведомость видят владелец и бухгалтер. Руководитель проектов видит только своих людей, а чужие зарплаты от него закрыты — подробнее в статье о правах доступа. Возможности ведомости — на странице «Зарплатная ведомость».

Вопросы

Сотрудникам обязательно вести часы?

Для расчёта маржи — желательно, хотя бы крупными блоками: «проект — сколько часов за неделю». Без часов зарплату можно распределить по экспертной оценке, но она обычно сильно расходится с реальностью на проблемных проектах.

Можно ли считать в Орбите налоги с зарплаты?

Пока нет: НДФЛ и взносы Орбита не рассчитывает. Их можно внести плановыми платежами, чтобы прогноз денег был полным, а сам расчёт оставить бухгалтерии.

Что делать с руководителем, который работает на все проекты сразу?

Его зарплату разумно считать накладными и распределять между проектами вместе с арендой и другими общими расходами, например пропорционально выручке.

Коротко

• Пока зарплата не разложена по проектам, маржа любого проекта завышена.
• Стоимость часа = начисление за месяц / отработанные часы; стоимость команды на проекте = часы × стоимость часа.
• Ведомость и плановые выплаты должны быть связаны, иначе прогноз денег врёт.
• Следите за долей внутренних часов — это скрытая статья расходов.
• НДФЛ, взносы и счёт по часам Орбита пока не делает — это остаётся бухгалтерии.