Процессы документооборота: этапы, роли, действия и поля

Документооборот Орбиты настраивается под компанию в «Настройки → Процессы документооборота»: для каждого вида документов (поступления, расходы с подрядчиками, поставщиками и прочие, документы сотрудников) свои этапы. Настраивает генеральный директор.

Как устроен редактор

• Черновик и публикация. Все правки копятся в черновике и не мешают работе. Кнопка «Опубликовать» сначала проверяет процессы: нет ли этапа без выхода, этапа, на который нельзя попасть, переходов в никуда — и только потом включает новую версию. Прошлые версии хранятся: любую можно вернуть в черновик, можно сбросить всё к шаблону Орбиты.
• Схема показывает этапы сверху вниз и переходы между ними: зелёные — вперёд, серые — назад.

Этапы

• Слева — цепочка этапов: под каждым видно, куда документ идёт дальше и кто его переводит. Нажмите на этап — справа откроется его настройка по шагам: название и смысл, куда документ может пойти, что происходит на этапе, что заполнить перед уходом.
• Порядок этапов меняется перетаскиванием за ⋮⋮. Название — карандашом ✎ прямо на карточке. Под карточкой — «Кто переводит дальше»: роли сразу для всех переходов из этапа.
• «✦ Настроить с ИИ» — опишите словами, что поменять («после согласования директором добавь проверку юристом, её делает Юрист, сумму после согласования менять нельзя»). ИИ предложит правки карточками, Орбита проверит, что этапы, роли и поля существуют; отмеченные попадут в черновик — посмотрите и опубликуйте. Сам ИИ ничего не публикует.
• «▶ Пройти документ по процессу» показывает процесс глазами выбранной роли: на каждом этапе — какие кнопки она видит и что для них нужно заполнить, какие поля правит, видит или не видит, что происходит при входе. Нажимайте кнопки — документ пойдёт дальше; ничего не сохраняется.
• «+ этап» между двумя этапами вставляет новый прямо в цепочку: документы из предыдущего этапа пойдут в него, а из него — в следующий. Этап можно переименовать, перекрасить, передвинуть, сделать стартовым.
• Смысл этапа говорит Орбите, что на нём происходит: «Согласует генеральный директор», «Согласование с контрагентом», «Выставление счёта», «Акты и закрывающие». От смысла, а не от названия, зависят права директора, уведомления, выставление счёта и напоминания — поэтому переименование ничего не ломает.
• Состояние: в работе, успешно завершён или отменён. Срок на этапе — через сколько дней напомнить, что документ стоит.
• Удаление: выберите этап, куда перенести документы. Переходы, которые вели в удалённый этап, поведут туда, а его выходы перейдут к нему — цепочка не рвётся. Документы переносятся при публикации и получают запись в истории.

Переходы и роли

У каждого этапа — переходы на другие этапы. Для перехода отмечаются роли, которые могут его выполнить, и условия: какие поля должны быть заполнены или какое значение выбрано. Роли бывают роли компании (Генеральный директор, Бухгалтер, Менеджер ДО, свои — например, «Юрист») и люди из самого документа (автор, исполнитель, наблюдатели). Свою роль добавляют внизу страницы, а сотрудникам её назначают в «Пользователях».

Действия при входе на этап

Уведомить роли или людей документа, запустить ИИ-проверку договора, сразу перевести на другой этап, заполнить поле, отправить документ вебхуком в другую систему. Там же — обязательные поля: без них с этапа не уйти (кроме отмены).

Поля

Свои поля добавляются любого типа: строка, текст, сумма, дата, список, да/нет, файлы, сотрудник. Поля шаблона (сумма, контрагент, проект, даты оплаты…) связывают документ с финансами — их можно переименовать, но не удалить. Права: на каком этапе поле скрыто или только для чтения и какая роль его видит и правит.